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 ACTIVITE DE DOMICILIATION
OU COMMENT INSTALLER
UNE BOITE POSTALE PRIVEE A DOMICILE

L 'activité qui va suivre est une excellente idée car elle a le mérite de fonctionner très simplement en ne demandant qu’un faible investissement, tout au moins au départ. L’objectif est de procurer une adresse spécifique à des personnes ou à des entreprises par l’intermédiaire d’une boîte à lettre privée. Par cette installation, vous allez pouvoir rendre service à beaucoup de personnes et beaucoup d’entreprises. Nous allons vous dire comment et pourquoi dans ce qui va suivre... Explications :

Fonctionnement >> Adresse >> Matériel >> Votre service >> Votre clientèle >> Tarifs >> Obligations légales >> Statut >> Extension possible >>

Inconvénients des Boîtes Postales de la Poste

Normalement toutes ces personnes vont contacter en premier lieu les services postaux de leur ville pour obtenir ce qu’on appelle une Boîte Postale. Mais il est très rare d’en avoir l’autorisation et ceci pour différentes raisons :

• peu de BP sont disponibles car l’offre est nettement supérieure à la demande, le nombre de structures intéréssées étant très important.
• suivant les régions et la taille de l'établissement postal, la priorité est souvent donnée aux entreprises au détriment des particuliers.
• les structures à gros volumes de courriers sont plus pris en considération et passent souvent avant les autres.
• l'entreprise doit résider dans la ville même pour avoir une chance d'être sélectionnée.
• il faut que la poste possède ce service spécial, ce qui n’est pas le cas de toutes les villes, surtout des petites agglomérations ou autres bourgs de moins de 15 000 habitants.

A cela il convient de préciser : beaucoup de petites entreprises / associations / clubs préfèrent une véritable adresse, plutôt qu’une boîte de la poste (BP reconnaissable au CEDEX suivi d'un numéro) : cela met plus en confiance leurs clients/adhérents potentiels. Les B.P. ont quelquefois mauvaise réputation.

Le fonctionnement de la domiciliation

Qu'est ce que la domiciliation ? : la domiciliation permet de fournir une adresse postale, sociale, fiscale et un siège social.

Pourquoi se faire domicilier ? :

• Pour recevoir son courrier à une autre adresse que la sienne.
• Pour situer son activité professionnelle dans un lieu précis (par exemple Lyon). Bien plus qu'une boîte postale, vous fournissez à vos clients une véritable " adresse de rue ".
• Pour bénéficier de services dont les frais sont partagés avec d'autres entreprises.
• Pour différencier juridiquement son activité de son domicile.
• Pour créer son entreprise sans investissement lourd.

Adresse personnelle ou adresse d'un local d'activité ?

Au début de votre activité, et à fin de test, vous pouvez vous servir de votre adresse personnelle comme adresse de domiciliation, mais seulement si votre clientèle est constituée de particuliers.

En effet, cette activité ne pourra se faire à domicile que dans une certaine mesure : si votre activité de domiciliation prend de l'ampleur, et surtout si vous rendez ce service à des professionnels (auto-entrepreneurs, micro-entreprises, entreprises individuelles, sociétés ...) il vous faudra prendre un local d'activité à part entière (soit en tant que locataire, soit en étant propriétaire des lieux). Bref une adresse séparée de votre adresse privée.

En voici la principale raison :

- vos sociétés, domiciliées fiscalement à votre adresse seront spontanément rattachés à votre centre des impôts. Si vous n'avez pas de local propre pour exercer votre activité de domiciliation, il y a fort à parier que leur dossier d'inscription soit rejeté par l'administration fiscale.

Un local d'activité donnera en outre un caractère plus professionnel à votre entreprise en autorisant la mise à disposition :

• d'un espace de réception regroupant les multiples boîtes aux lettres pour faciliter la récupération de courrier par votre clientèle,
• d'un bureau isolé pour vos clients en cas de contrôle fiscal.

Le matériel

D’un point de vue pratique, dans un premier temps, une grande boîte aux lettres sera installée à l’extérieur, avec le nom de votre entreprise avec la mention 'Domiciliation commerciale".

Adoptez la norme PTT, la solution de confort. Signalons que les boîtes aux lettres au norme PTT (Dimensions 338x338x427 mm) permettent à votre facteur d'y déposer journaux, revues, catalogues et la plupart des paquets et vous de recevoir vos colis sans obligatoirement être présent à votre domicile. Selon la norme AFNOR X41-002, il est recommandé de placer le bas de la boîte à plus d'un mètre du sol et le haut à moins de 1 m 50.

Dans un deuxième temps : installation interne de boîtes aux lettres individuelles et privatives dans un espace d'accueil si vos clients désirent venir récupérer respectivement leur courrier.

Votre service en pratique

Votre activité journalière reste, somme toute, des plus simple, un service de bureau avec tout ce que cela implique : réception de courrier, suivi et gestion...

1 Chaque jour vous réceptionnerez tout le courrier personnel de votre clientèle. Pour ce qui est du retrait des envois spéciaux (recommandés, mandats...), il vous faudra une procuration du domicilié.

2 Votre tâche sera alors à votre domicile, de trier, classer et grouper les lettres dans des pochettes ou des petites boîtes (ou casiers) aux noms de vos clients : le courrier est conservé jusqu’au passage de vos clients.

3 Faîtes une permanence d’une heure ou 2, pour ne pas être dérangé toute la journée. Pratiquez le ‘‘sonnez puis entrez’’ des cabinets de médecin. Installez dans votre hall, sur une table toutes les pochettes et laissez vos clients se servir eux-mêmes. Surveillez discrètement et intervenez en cas d’erreur.

4 A noter que si vous résidez dans une habitation personnelle de type maison, il vous est tout à fait possible de déposer à l’entrée de chez vous, autant de boîtes aux lettres numérotées que vous avez de clients (un nom par boîte). De ce fait, chaque client pourra, quand il le désire, venir chercher lui-même sa correspondance mise à disposition directement (remise au préalable d'une clef personnelle pour un accès personnalisé courrier 24h/24).

Castorama, par exemple, propose de multiples solutions si vous avez un projet de boîtes aux lettres à installer :

- en bloc collectif à encastrer
- en applique ou en portique.

5 Si vous êtes locataire ou propriétaire d’un appartement - et si vous ne désirez pas être dérangé chez vous- il est alors préférable d’offrir un service supplémentaire : celui de réexpédier confidentiellement le courrier à la véritable adresse indiquée par vos clients, à une cadence préalablement demandée : réexpédition quotidienne pour les uns, toutes les semaines ou tous les mois pour les autres...

Comment constituer votre clientèle ?

Qui peut se faire domicilier ? : les particuliers mais aussi les micro-entreprises, entreprises (ou filiales d'une entreprise), free-lances, travailleurs indépendants, artisans, commerçants, professions libérales, associations...

Votre service de domiciliation à domicile pourra être très utile et dépanner bon nombre de particuliers pour des demandes occasionnelles. Par contre, comme mentionné plus haut, si vous travaillez avec des sociétés de manière plus professionnelle, il vous faudra obligatoirement prendre un local d'activité propre.

Les particuliers :

Démarrez en offrant votre service et une adresse - la votre en l'occurence - à des particuliers pour tester votre activité et voir si elle vous convient. En tavaillant avec des particuliers et en exerçant à titre occasionelle, vous pourrez commencer en travaillant depuis votre domicile.

il existe des personnes, quelquefois des célébrités (en résidence secondaire de province, en déplacement professionnel pour un tournage par exemple...), qui ne désirent pas que l’on connaisse leurs coordonnées exactes. Elles souhaitent par exemple communiquer avec d’autres par des correspondances écrites, des échanges (objets, photographies...), voir même se rencontrer discrètement...

D’autres sont perpétuellement en voyage et désirent que l’on s’occupe de leurs courriers pour diverses raisons :

• grands volumes de lettres accumulés à la longue, après plusieurs semaines voir plusieurs mois d’absence (grands voyages, longues vacances, maisons secondaires restées inhabitées hors saison estivale, hospitalisation...). Le facteur n’a plus la place de glisser le courrier journalier,
• documents importants,
• crainte de vols,
• ou tout simplement ne pas faire remarquer qu'une habitation est laissée vide et attirer l'attention des voleurs...

Comment trouver des personnes qui ne désirent pas que leur courrier arrive chez elles :

• en contactant les personnes qui font passer des petites annonces de rencontre par exemple, domiciliées au journal. Vous êtes sûrement déjà tombé sur ce type d’annonces : ce sont celles qui sont suivis de écrire au journal ‘ss réf. 132’ ou ‘qui transmettra’.
• en passant vous même des petites annonces dans les gratuits pour proposer vos services.
  

Les petites et moyennes entreprises :

• Toute personne qui crée sa société peut installer son siège social chez elle, mais pendant 2 ans seulement. Au delà, son entreprise doit avoir obligatoirement un bail commercial. C’est la loi. Mais elle a tout à fait le droit de continuer à travailler chez elle, et établir le siège de son entreprise ailleurs, en profitant de votre service, par exemple. Car en " nom propre " (cas de l'entreprise individuelle, de l'indépendant, du free-lance...) il vous est autorisé de continuer d'exercer à votre domicile votre activité, après ce laps de temps.
• Certaines personnes travaillant elle-même à domicile, en entreprise individuelle par exemple, ne désirent pas être dérangées chez elles. Une deuxième adresse est donc nécessaire, ne serait-ce que pour le courrier. Elle permet aussi de séparer juridiquement son activité de son domicile. Contactez les micro-entreprises, les petites entreprises qui viennent de se monter dans votre région, les webmasters solo à domicile créant leurs propres sites webs de services ou de commerce, les activités dites "intellectuelles" nécessitant du calme (conception logiciel, écriture d'ouvrages pratiques...)
• Certaines petites structures sont à l’écart des grandes villes, voir implantées dans des milieux ruraux. Le service que vous offrez évite bien souvent la location onéreuse d’un bureau en ville et permet d’avoir une adresse professionnelle en ville suffisamment prestigieuse, pour seulement une dizaine d'euros par mois.

En fait, et pour résumer, la formule est très simple : elle permet au créateur d’entreprise ne disposant pas toujours de moyens financiers importants ou souhaitant au départ prendre un minimum de risques, de s’installer à moindre frais en évitant notamment de louer des bureaux en permanence.

• Contactez directement par lettre les petites entreprises commerciales qui démarrent et reçoivent un important courrier : celles fonctionnant par le système de la vente par correspondance par exemple.
• Suivez aussi les entreprises qui viennent de se créer (revue des parutions légales) ou celles qui ne vont pas tarder (adressez-vous, par exemple, aux éventuels créateurs qui suivent des stages d’initiation à la gestion d’entreprise à la chambre des Métiers/Commerce...).
• Passez aussi des annonces pour vous mettre en relation avec ces entreprises, mais sous la forme de pavé publicitaire (de l’ordre de 30mmX40mm). Cette démarche incite plus les professionnels de votre région à vous contacter.

Ce service que vous allez rendre à ces PME a un nom, celui de domiciliation commerciale et industrielle. Procédez dans la légalité :

• en exigeant notamment de vos clients un extrait du registre du commerce pour ne pas rendre service à des affaires qui ne sont pas en règle avec la loi, pour que vous ne deveniez pas complice de ce que fait l’un de vos clients. En cas de plaintes, vous pouvez être contrôler. Sans le vouloir, vous pouvez domicilier des entrepreneurs qui ne tiennent pas leurs promesses, des sociétés de réparations (serrurier, plombiers...) pratiquant l’arnaque auprès de leurs clients.
• Etablissez un contrat signé par les 2 parties stipulant le code de la boîte désignée, la spécificité des services, le tarif, la durée de l’abonnement, les conditions... Vous pouvez vous inspirer des modèles de contrats des maisons de domiciliation déjà mises en place (voir adresses parisiennes plus bas).
• Par exemple précisez que le domicilié est habilité à recevoir à votre adresse le courrier commercial qui lui est destiné. Il peut également utiliser cette adresse sur son papier à en-tête ainsi que sur ses documents commerciaux. La domiciliation commence à une date précise et pour une durée minimum de 3 mois renouvelable par tacite reconduction. Le domicilié s’engage à payer au bailleur, c’est-à-dire à vous trimestriellement et d’avance : lors de l’établissement du contrat, faîtes-vous verser par le domicilié, la somme équivalente à 3 mois de prestations. Tout trimestre entamé est dû etc...

Pour plus d'informations, vous pouvez vous procurer le décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 relatif à la domiciliation des entreprises et modifiant le décret n° 84-406 du 30 mai 1984 relatif au registre du commerce et des sociétés.

Tarifs constatés

L’atout majeur de cette activité est qu’elle vous procure une rente tous les mois, renouvelable (chaque année, tous les semestres ou tous les trois mois selon les cas) si le client, satisfait, se réabonne à vos services.

Comptez environ 12 à 25 € mensuel pour les particuliers pour une prestation de base (simple ‘service courrier’) et le double pour une entreprise. Tout service ajouté est à facturer bien évidemment en supplément. Par ailleurs, le travail à effectuer ne vous prenant que peu de temps (quelques heures dans la matinée tout au plus, à l’heure de l’arrivée du facteur), cela vous laisse tout le loisir de vous concentrer sur la recherche de nouveaux clients.

Obligations légales

Il n’y a pas si longtemps que la domiciliation commerciale a été reconnue officiellement par les pouvoirs publics : le 5 décembre 1985 (décret n°85-1280 - art. 2-6-1) suite à la loi du 31 décembre 1984.

Travail à votre domicile (de manière occasionnelle pour les particuliers) :

Si vous êtes propriétaire de votre habitation, alors vous pourrez exercer cette activité de domiciliation.

Les locataires quant à eux, devront se procurer une autorisation écrite de leurs propriétaires : un contrat de sous-location temporaire rédigé en bonne et due forme fera l’affaire.

Par ailleurs, si vous résidez en appartement : dans le cas d'installation d'une nouvelle boîte aux lettres dans le hall de votre immeuble, vous devrez également demander l'autorisation à l'assemblée des co-propriétaires de l'immeuble en question. Commencez plutôt alors, par utiliser votre boîte aux lettres habituelle, en apposant simplement une seconde étiquette, avec sur celle-ci, l'enseigne de votre activité.

Local d'activité : vous pouvez soit en être le locataire, soit le propriétaire.

Statut Micro-Bic

En ce qui concerne votre statut, la micro-entreprise est tout à fait adaptée pour débuter l'exercice de cette activité à domicile : une activité très simple avec de faibles charges de fonctionnement. L'option fiscal B.I.C. (bénéfices Industriels & Commerciaux) est celle qui convient pour cette activité de prestation de service.

Extensions possibles de l'activité

Vous pourrez par la suite étendre vos services et compléter l’affaire par :

- des réponses aux noms de vos clients, des services téléphoniques simples ou personnalisées, des transferts directs d’appels à tout numéro indiqué par vos clients permettant de figurer dans l’annuaire et sur minitel (standard délocalisé), des filtrages, des permanences télécopies et des travaux de secrétariat personnalisés (frappe de devis, facture, traitement de texte). Vous pourrez offrir pour 1 mois ces services supplémentaires gratuitement, à tout nouveau domicilié, pour stimuler les abonnements par exemple.

- Ou encore accorder 25 % de commissions sur toute nouvelle domiciliation que des clients vous apporteront. Inspirez-vous du travail qu’effectue certaines agences de domiciliation en les contactant. Par ailleurs, il va bien sûr sans dire que vous pouvez très bien utiliser vous même, pour vos affaires, les services de ces maisons. Par exemple, à Paris les 2 plus connues sont :

ABC +
38 Rue Servan -
75 544 PARIS Cedex 11

SOFRADOM
67, Rue de la Plaine -
75 020 PARIS

Si le nombre de vos clients qui se font domicilier chez vous augmente, et si vos affaires s’envolent, vous pourrez faire une demande d’agrément pour faire partie en tant que membre du Groupement International des Entreprises de Domiciliation grined.com. L’occasion de bénéficier de tas d’avantages et notamment promotionnel. Bien entendu, chaque centre de domiciliation reste juridiquement et financièrement indépendant.

Certaines entreprises de domiciliation ont choisi d'adhérer au GRINED GRoupement INternational des Entreprises de Domiciliation et se sont engagées à respecter la charte de qualité QUALIDOM. Ces entreprises sont très facilement identifiables par le logo "QUALIDOM" apposé à la droite de leurs coordonnées.

En outre, le Synaphe (Syndicat National des Professionnel de l'Hébergement d'Entreprises) rassemble les professionnels fournissant à des entreprises et pour une durée conventionnellement choisie, un espace, des moyens et des services indispensables à leur développement économique. Site : www.synaphe.com

Beaucoup de domiciliation commerciale sont basées dans la capitale mais peu d’efforts sont fait au niveau local. Ce qui est regrettable car ce n’est pourtant pas les clients qui manquent. A la limite, cette clientèle peut s’inscrire dans une agence de domiciliation Parisienne mais divers problèmes liés au manque de souplesse peuvent rapidement se poser :

• Les tarifs demandés sont souvent plus importants (une adresse à Paris se paie, surtout pour les arrondissements ‘chics’ : le choix est avant tout fonction de l’image de marque que le dirigeant souhaite donner à son entreprise; il est déterminé par rapport aux produits distribués d’une part et à la clientèle qu’il compte prospecter d’autre part),
• Le renvoi hebdomadaire des paquets de courriers de Paris en Province peuvent à la longue coûter cher,
• Les clients ne peuvent pas eux mêmes venir prendre leurs courriers,
• Une adresse Parisienne peut paraître étrange pour une petite entreprise ou un artisan qui effectue des prestations journalières de services dans une région donnée. L’idée est toujours abandonnée.

Tout ceci concours à favoriser l'installation de votre activité dans votre propre région...

[Article : date 02/2003]

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